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顶层设计与实践探索相结合 ——中交四航局信息化探索与实践

发布日期:2017-07-04来源:本站编辑:邵慧平

[摘要]

    文/信息中心 

  四航局多年来从企业实际出发,在长期信息化建设过程中,坚持将信息化顶层设计理念与具体实践探索相结合,积极探索施工企业信息化规律及实施路径,积累了一些成功的经验与方法,取得了一些大家公认的系统性的应用成效,有效规避了信息化建设中的各类风险,实现了企业信息化建设长期健康稳步发展,走出了一条“需求导向、注重实效、价值衡量、循序渐进、内外结合、开放兼容、管理融合”的信息化建设之路,得到了行业的肯定,两次入选中国施工企业管理协会的“工程建设行业信息化推荐案例”。

  “十二·五”期间,四航局继续深入推进信息化建设,围绕项目管理全过程,优化核心业务管理系统,成功解决了业务需求模糊、标准化基础弱、网络环境差、人员变动频繁等一系列行业信息化难题,实现了系统对项目的全覆盖;达到了流程贯通、数据贯通、业务贯通、上下贯通的信息化深化目标;取得了一数一源、信息共享、提高效率、过程管控、综合分析、风险预警的实际应用效果。信息化成果受到基层业务人员的欢迎,得到中高层管理者的接受与认可。四航局多次参加行业信息化交流与成果展示,受到业界专家与同行的广泛好评。

  信息化主要成效与特色

  在长期信息化实践中,四航局从单机应用、局域网应用、广域网应用、协同应用一直发展到核心业务集成化应用。以“需求导向,稳步推进,持续改进,务求实效”的态度,实现了从技术到应用、从需求到实现、从无到有再到持续发展的多次跨越。形成了内部安全广域网络、智能客户端、全流程管控模式、核心业务链条闭合、柔性整合架构体系、辅助决策数据展示、复核型人才队伍等一系列经验和成果,为四航局的核心业务和多元化发展提供有效和高效的信息化支撑。

  建成安全、高效、覆盖范围广的公司内部广域网。四航局从90年代初就开始运用当时的先进技术进行组网。随着技术的不断发展,持续对公司网络升级优化。通过掌握的多种组网技术(包括有线、无线、光纤、卫星等),建成了全覆盖的企业内部网,将各子(分)公司和总部相连。无论何时、何地,只要接入公司内网,就能利用各种公司信息化资源,比如文件共享、公文办理、业务处理、邮件发送等。既满足员工随时随地办公需求,也能同时保证网络安全。

  在对世纪工程港珠澳大桥岛隧项目提供信息化服务时,利用无线传输技术,将30海里外的东人工岛、西人工岛、桂山岛与总营地相连,解决了他们的办公和上网问题。

  开发智能客户端,优化系统易用性。在建筑施工行业,信息化落地有一个很困扰的问题:如何将信息系统延伸到项目部,使基层人员也能在系统中方便协同工作,为源头数据准确、及时、可靠提供基础保障。由于项目部大多地处偏远,网络条件差,人员流动性大,许多软件系统在项目部适应性差,用户使用体验差,难以持续使用。

  四航局利用智能客户端技术,深度优化系统设计,完善系统易用性,实现数据离线存储、压缩、加密、自动同步。智能客户端可以实现类似E x c e l表格的复杂操作和运算,又可以很方便地将过程数据保存在业务人员的电脑上,利用业务人员的电脑进行数据处理,在网络比较稳定的状态下,会自动将数据上传到广州总部中心机房,在满足系统整合的同时,也大大增强了系统的易用性,减轻了对项目部人员培训的复杂度,解决了基层网络条件差、人员流动性较大、培训交接不及时带来的系统应用困扰,保障系统在基层项目部的可落地性。

  实现管理系统的全流程管控。四航局从2004年开发O A开始,就强调要用流程化的理念将信息化和管理相结合。经过多年的发展,这种理念一直传承和推演。现在,几乎所有的业务系统,都要上流程,实现了横向和纵向的两个维度的融合。

  横向:各业务环节流程衔接。比如,从营销开始,合同、采购、分包、项目信息、形象进度、产值等系统不是孤立的,环环相扣,既共享数据源,又互为分析数据结果。通过整个业务链的闭合,提高协同能力和管理效率。

  纵向:公司、子(分)公司、项目部的管理全流程贯通。比如采购,从项目部的采购计划、子(分)公司的采购策划、再到公司进行采购招标到合同签订等各流程环节贯通,是一个横跨三个管理层级的业务流程。最后再通过整合项目物资收发存系统,实现了采购业务的落地和闭合,实现了采购价格的阳光透明,在提高效率的同时,也促进了项目管理规范化,为成本管控系统打下很好的基础。

  核心业务链条逐步全覆盖与闭环。经过多年建设,四航局信息化进入了核心业务系统深化应用阶段,逐步围绕项目管理全过程建立了营销、合同、产值、计划、采购、收发存、分包履约、分包计量支付等系统,实现管理业务链条闭合和上下游资源整合,实现业务替代,提高工作效率,确保数据及时、真实。例如:

  产值管理系统从项目源头开始,实现了国内、海外全覆盖,从系统中自动获取汇总数据,可以追溯到数据源头,中间过程全部由系统自动完成,杜绝了人为加工和人为误差。通过系统直接看到公司、子(分)公司、项目部的产值情况,实现了无纸化。

  形象进度系统通过项目部每周上报分部分项进度信息,自动形成项目形象进度汇总与分析。形象进度系统和产值系统整合,对比分析,及时掌握项目进度情况,及时预警、及时纠偏。

  营销管理系统实现了从客户、市场信息、项目投标、履约风险评价、合同签订、项目交底全过程、全流程管理,极大提高了经营人员的协同工作效率,深受欢迎。

  合同管理实现了深度优化,分类细化,可以完成合同全过程管控。

  通过数据综合展现,实现初级辅助决策分析。通过项目信息门户和综合展示系统,以多维度的方式展现业务数据,及时反映各类业务指标,预警各类风险,提高业务过程管控能力。

  项目门户系统和地图、天气、卫星定位、财务成本、材料、产值、进度等系统整合,对项目基本情况及总体分布情况一目了然,可以对质量、安全风险进行预警,对产值、进度信息进行比对,反映当前进度情况,自动采集项目所在地的天气气象信息,预警暴雨恶劣天气,实时发布台风预警,实时掌握船舶轨迹,贯通财务系统数据接口,反映项目每月实际财务成本等。

  形象进度系统以各种图表的方式直观地展现项目的总体进度,并对进度滞后的项目进行预警。提供施工计划与实际完成对比图,以及分部分项的实际进度分析,为管理人员及时掌握项目进度情况,及时调整资源配置提供决策依据。

  产值系统通过逐级汇总项目分部分项的计划量、完成量以及各种分包关系的处理,形成项目部、子(分)公司、总部三级产值视图,全面准确反映公司的产值情况。

  物资展示系统可提供主要材料价格波动曲线,关联材料供应商、供货量及项目部,提高项目成本的管控能力。

  分包展示系统通过对分包商履约过程中有关进度、质量、安全、资源等信息展示,及时预警履约风险,并可追溯不良分包商的引入过程,提升分包管理的水平。

  船机管理系统将外部定位数据和公司内部管理系统的数据进行整合,灵活准确地掌握船舶实时状况,通过自动定位获取的数据,形成船舶实时位置台账,对掌握船机实时状况提供有效支持。

  中国施工企业管理协会信息化工作委员会调研组一行到中交四航局进行信息化调研
中国施工企业管理协会信息化工作委员会调研组一行到中交四航局进行信息化调研

  优化系统架构,实现系统全面整合。在系统建设过程中,注重系统设计的开放性和标准化,采用国际通用的开放标准规范,引入上级单位发布的物资编码、人力资源组织机构编码等系列标准,结合企业实际应用需求,制定单点登录、消息接口、项目数据等一系列内部标准,实现系统的全面整合。

  通过界面定制机制、权限机制,实现应用层面的整合,在统一的系统平台上,满足多个管理层级的需要。所有系统的消息,不管是同构还是异构,都分类集中在一起,方便用户的业务处理。企业协同平台页面的所有界面部件,包括顶部导航栏、副导航栏、个人中心、页面布局均可以进行定制和调整,可以方便地为不同的用户配置出不同的个性化页面。在保证系统安全可靠的同时,也能提供丰富的个性化管理视图,满足差异化的管理需求。

  通过划分基础元数据、业务数据两个类别,实现了人员、机构、项目、合同、物资等元数据的标准化,自行开发的业务系统都遵照这个标准化的数据结构,对于外部的封闭信息系统采用建立数据间对照关系的方式来实现数据贯通。通过基础元数据,将业务数据关联起来,为数据分析打下基础,可实现多维度的数据挖掘。

  主要做法

  不断加深对行业信息化规律的认识。建筑施工行业具有特有的业态复杂性,工程项目具有单件、不可复制、随机的属性,建筑施工企业还具有“管理标准化程度低、业务对象复杂多变、业务流程松耦合及难以固化”的业务特征,管理信息化不能简单照搬制造、金融、电讯、电商、服务等其他行业信息化模式。要特别注意行业差异性对信息化的巨大影响,高度重视对行业信息化规律的思考与把握。

  一是多渠道参与行业信息化交流,调研学习行业内的各种案例,分析建筑行业和其它行业的差异性,不断加深对建筑施工企业信息化建设发展规律的认识,规避项目管理信息化建设中的各种误区、风险。

  二是不盲目迷信产品化的通用系统,理性分析这类系统的优势与局限性。专业化的工具软件相对比较成熟,能提高岗位及部门工作效率,但是面对建筑施工行业管理信息化时,优势并不明显,遇到较多的困难。据不完全了解,国际上通用的ERP系统,在国内施工行业内缺乏成功的案例,有的厂商改变了市场策略,退出了建筑施工行业的软件市场;国内的专业软件公司,有的取消了建筑事业部;有的进行了合并重组,期望通过整合业内资源,降低成本,提高竞争能力;也有的专业公司公开承认建筑行业的信息化太复杂,逐渐转型到信息化基础设施的市场。

  三是清醒认识建筑施工行业信息化的阶段性及项目管理信息化的特殊复杂性。实践证明行业信息化存在阶段性,有些阶段难以跨越,有些目标不能一蹴而就,要经历逐步完善、发展的过程。从最初的工具化软件应用到部门级子系统应用,从局域网应用到互联网集成化应用,不同的发展阶段对应不同的业务需求,要采取与各个阶段特点相适应的方法和策略来推进信息化,夯实基础,稳步推进,持续发展。

  重视复合型信息化团队的建设。一是管理信息化的挑战不在于软件技术本身,在于如何将技术与管理巧妙融合,没有好的人才队伍难以应对这种挑战。复合型信息化专业人才队伍不能单纯靠花钱来解决。复合型信息化人才与企业管理、制度、文化息息相关,要在企业环境里培养,在信息化实践过程中锻炼成长。有了自己的人才队伍才能更加主动地把握实施步骤,规避风险。四航管理文化具有很好的包容性,为培养信息化人才提供了比较良好的成长环境。

  二是对信息化专业人才的培养主要采用以下方式。通过参加项目实施锻炼业务能力,通过学习培训、对外交流、案例考察开拓视野。针对信息化的专业特性,特别注重培养创新意识、独立思考能力、风险规避意识、责任担当意识。重视培养良好的沟通能力。注重对主营业务的学习,通过各种方式了解熟悉公司业务,把握建筑施工企业管理的特点、难点。强化合作意识,形成优势互补的信息化专业团队。除了培养信息化专业人才外,还要注意培养业务部门的信息化应用人才,在业务需求及系统应用中发挥重要作用。

  三是通过营造良好的信息化氛围,吸引优秀人才加入信息化队伍。经过多年的努力,四航局已建立了一支复合型信息化人才队伍,拥有需求分析、架构设计、软件测试、网络建设、系统运维等多方面的专业化人才。在多年的信息化实践中,团队整体能力不断提高,积累了丰富的实战经验,具备对外咨询服务、系统实施能力,受到领导、用户及业内同行的好评。

  不断提高业务需求分析能力。一是引导、管控业务需求。业务部门的信息化要求是系统需求的出发点,但是业务部门并没有专业能力对软件的设计需求进行分析、归纳、提炼。信息化专业团队应该引导、管控好业务需求,从业务部门提出的业务要求中提炼出软件设计的真正需求,保证软件能够满足管理的要求。通过多年的信息化建设,四航局信息化团队的业务需求分析能力不断提升,能引导业务部门提出合理的业务要求,把控需求风险,业务部门逐渐认可信息化专业人员的系统分析能力,甚至达到高度信任的程度,双方形成了良性互动。

  二是尊重管理的实际状况。管理信息化不能苛求用户的信息技术水平,苛求项目部的工作环境、网络环境,苛求变革企业目前的管理现状。管理信息化不是将管理者变为机器,不是将管理者的意识、行为绝对自动化、机械化、标准化。而是在柔性适应企业管理的同时又能促进管理规范化。通过持续优化和整合,将系统逐步完善,促进管理不断提升。业务需求分析,不能凭空想象一些“可能合理”“应该是这样”的需求,也不可能一步到位做到标准化、规范化,更不能强迫管理去适配已经完成的系统软件。

  四航局坚持从管理实际出发,深入分析项目部、子(分)公司、公司本部业务部门的日常操作习惯,讨论“为什么做”“如何做”“要实现什么效果”等实际问题,对系统进行整体设计,分步实施,与业务部门充分沟通,采用比较温和的方式推进系统落地,逐步提升用户管理水平。

  三是拥抱需求变化。管理是不断发展和变化的,信息系统也只有不断优化、迭代才能满足管理的需要,要尊重“需求会不断变化”的客观事实,划分好系统边界,采用灵活的设计,处理好短期需求和长期需求的关系,做好谋划,保证系统可持续、可扩展、可整合。

  四航局在管理信息化实施过程中,与业务部门达成共识,将一个完整的系统,划分阶段进行实施,从核心开始,逐步向系统外围扩展,形成整个业务系统链条。做好架构上的设计、接口上的设计,通过模块化的设计理念,实现子系统的松耦合,各子系统具有独立扩展优化的能力,整个大系统也能不断优化升级,匹配管理不断变化的要求。

  坚持顶层设计和系统具体实施相结合。通过顶层设计把握信息化的大方向,掌握发展趋势,把控系统的统一性和集成性。强化具体项目实施保障系统可操作、接地气,避免基层管理人员对信息化产生抵触情绪。高度重视系统实施过程中的复杂性,避免脱离实际的系统出现,浪费资源,折腾用户。管理一定存在个性化、差异化,尤其建筑业内,差异化会更大。四航局在信息化实施过程中,坚持顶层设计和个性化管理需求的互补与统一,系统开发过程中高度重视用户体验,重视基层单位对系统的要求,使开发的系统能够适应用户的习惯,提高用户工作效率的同时提高用户的满意度。同时,充分利用上级下发的各类标准及国内、国际标准,提高信息系统的规范化、标准化,为与上级系统的对接提供必要的条件。通过系统对接满足上级宏观管理的需求。

  持续提高数据分析能力,辅助经营生产决策。通过打通信息系统的业务链条,对工程项目提供完整的业务支撑,形成从营销到结算的整个业务链的闭合。通过技术架构,实现业务的环环相扣和数据的自动流转,用业务链推动数据链,数据链带动价值链,全面提升项目管控能力。通过全面分析整理业务数据链条,形成企业内部和外部数据仓库。根据不同的业务场景,设置不同的数据分析模型,将这些数据进行整合分析,对不同的业务场景和管理角色,展现出不同的企业管理视图,以数据支撑管理。促进科学决策,提高公司营销能力、生产管控能力、市场竞争能力。

  四航局在30多年的信息化实践中,贵在坚持不懈,持续稳步发展;贵在求真务实,实践检验信息化成效;贵在开放兼容,与时俱进;贵在顶层设计与实践探索相结合,总体可控,系统易用。目前四航局已突破国内工程建设行业普遍面临的信息化瓶颈状态,在可整合、可扩展、可持续的基础上,快速向前发展。公司正在加快完善项目全生命周期信息化覆盖以及上下游业务集成,优化业务流程,提升管控能力,深化数据挖掘,提供决策支持,扎扎实实向更高的信息化目标迈进。

 (作者单位:中交第四航务工程局有限公司信息中心)

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