规范设备租赁合同的管理

发布日期：2015-09-11来源：编辑：李波

[摘要]

　　项目经理部(以下简称项目部)虽然不具有法人资格，但它是施工企业最主要的利润中心，体现着企业工程施工管理的整体水平。通过笔者对十几年的项目部管理工作经验及近年项目部内控检查与测试中发现的问题进行总结，谈一谈项目部在设备租赁合同管理中常见的问题及原因分析。

　　租赁合同管理常见的问题及原因

　　租赁合同准备过程中常见问题。年度设备需求计划编制不合理，未报企业总部有效审批。该事项影响项目部施工生产有序开展，不利于企业总部对企业所有设备进行二次平衡和投资决策分析。该问题的原因主要有三：(1)、项目部对施工难点、重点分析不透彻，施工计划进度安排不合理造成设备需求计划不合理;(2)、项目部向总部上报设备需求计划不及时，失去了计划统计的意义;(3)、企业总部对设备需求计划批复滞后，影响了项目部的施工生产。追根究底，是相关业务人员不能充分了解设备需求计划的作用，公司相关管理制度执行不严造成的。

　　设备租赁决策无可行性分析。造成该问题的主要原因：(1)、项目部相关人员缺少对决策可行性进行专业分析的方法和经验;(2)、企业总部有关部门对项目部租赁的设备只批不审，审核流于形式;(3)、企业管理制度缺少租赁决策可行性分析的具体要求，管理制度不健全。

　　设备租赁未履行招标程序。这种情况在项目部设备租赁业务中普遍存在。更有甚者，一些项目经理在不同地区的项目部任职时，舍近求远，多年来只从同一家租赁公司租赁各类设备，这很容易滋生腐败。未履行招标程序的主要原因：(1)、企业设备租赁管理制度对此未做明确要求，制度不完善;(2)、项目部相关部门对设备租赁业务招标程序不了解，无法有效组织租赁招标。

　　对租赁的设备性能状况调查不全面。项目部只对设备外观进行观察，忽略对其性能及配件的检查;只收集特种设备的检验报告及合格证，却忽略验证其时效性等，检查内容不全面。造成该问题的主要原因：(1)、相关人员不了解设备性能的检查程序、检查内容和检查方法;(2)、开展检查工作时责任心缺失，工作疏漏而使检查流于形式。

　　设备租赁申请报批不及时，临时租赁设备甚至不报批。租赁申请不报批，容易造成企业总部对租赁事项监管失控。该问题的主要原因：(1)、项目部履行程序不严;(2)、企业总部监管不到位。

　　租赁合同签订过程中常见问题。合同评审不规范。主要表现在：(1)、没有进行合同评审。特别是租赁期满，项目部续租设备并对原合同进行变更或新签合同时，没有进行合同评审;(2)、评审部门签字不全。个别职能部门未进行评审签字，评审不全面;(3)、评审程序倒置：项目经理先签“同意签约”后再进行评审，影响评审人员对合同条款的专业判断;(4)、评审流于形式。合同重要条款存在明显缺陷或漏洞，评审时却未发现，或是发现了却仍然表示同意合同内容，无任何异议记录。合同评审不规范的主要原因：(1)、评审人员不了解合同评审的作用，程序执行不严，使评审游玩形式;(2)、评审人员专业知识不丰富，职业素养不高，没有发现并指正合同中存在的问题。

　　合同主要条款不明确。主要表现在：(1)、结算方式不明确。合同分别规定了按月和按台班结算时的不同租赁价格，却没有约定采取何种结算方式;(2)、价格组成不明确。合同规定了租赁价格，但没有明确该价格是否包含租赁期间的维修费、燃油费、保养费、保险费等，结算时容易发生争议;(3)、租赁方式不明确。合同没有明确约定干租或湿租的哪种方式，实际结算的租赁方式不统一;(4)、租赁的设备不明确。合同只约定了欲租设备的类型、吨位，但没有约定其唯一的标识信息如车牌号、出厂编号等。造成该问题的主要原因有：(1)、项目部自行拟订租赁合同，条款缺乏严谨性，随意性大，漏洞多;(2)、企业总部没有制订经专家评审的合同范本格式条款，并在所有项目部推广应用。

　　租赁价格不合理。表现为项目部在一定租赁期间内，实际支付的租赁费总额显著高于该设备在此期间内的正常累计折旧总额。租赁价格不合理的的主要原因有四种：(1)、所租赁的设备可替代品少，市场稀缺;(2)、项目部对租赁市场调查不充分，价格谈判被动;(3)、项目部内外部关键人员串通勾结，贪腐舞弊;(4)、合同审查人员不细心，没有发现合同中存在的问题，或是发现了问题却没有深入追究报告，责任心不强。

　　4、合同加盖的是项目部公章而非企业合同专用章。造成该问题的主要原因是企业同时期存续的项目部点多面广，每年有成千上万份项目部合同需要盖章。而企业总部只有一枚合同专用章，无法及时满足需求。

　　5、项目部先租用设备，事后补签合同甚至不签书面协议。一旦在书面合同签订前发生较大的风险损失事件，则难以明确界定双方的权利和责任。造成该问题的主要原因：(1)、租赁双方过去曾有良好的合作经历，双方当事人在互信的基础达成口头协议;(2)、设备租赁相关的准备工作开展滞后，履行签约程序，则影响了施工任务的紧急开展。

　　租赁合同履行过程中常见问题。实际租赁的设备与合同约定的不一致。主要表现为：(1)、实际租赁的设备型号与合同约定的自始至终不一致，合同执行不严;(2)、实际租赁的设备在租赁期内进行了更换，原合同未进行相应的变更。

　　不按合同约定的期限支付租赁费。主要表现为：(1)、当期的租赁费结算后，财务部门无正当理由拖延一个较长的时间不入账，不支付;(2)、违反合同规定，提前一年甚至更长的时期，结算并支付了设备租赁费。

　　应变更的合同没有变更。主要表现为：(1)、租赁期满，项目部续租设备时，没有及时对原合同进行变更或重新订立合同;(2)、原合同约定的设备在租赁期间内进行了事实调换，原合同未进行相应的变更。

　　造成上述三个问题的主要原因：(1)、对合同的作用认识不清，执行不严;(2)、不清楚合同变更的条件和程序;(3)合同执行的监督程序缺失。

　　租赁费结算依据不充分。主要表现为：(1)、按合同约定的月价格结算了当期租赁费，同时又结算了合同中未约定的设备加班使用费;(2)、按实际使用台班数结算当期租赁费时，结算的台班数无原始记录，或原始记录签字不全，信息不完整;(3)、原始记录数据不合理，存在弄虚作假的嫌疑。造成该问题的主要原因：(1)、合同执行不严格，随意性大;(2)、业务经办人员不尽其责，疏于记录;(3)、业务人员串通违纪，损公肥私。

　　无合同支付租赁费。这是项目部财务人员违反财经纪律，未能有效履行监督职能。

　　租赁合同管理中其他较突出的问题

　　租赁合同台账信息不全甚至无台账。造成该问题的主要原因：(1)、不了解合同台账的作用，因此不做台账;(2)、不了解台账的信息内容，登记的合同台账重要信息缺失，台账流于形式;(3)、企业没有制订具体的合同台账管理制度。

　　设备退租不及时。项目部在一个较长的施工间歇期或是工程竣工中交期后，施工任务量不饱满，租赁的设备退租不及时，利用率低。造成该问题的主要原因是项目部主要管理人员成本效益观念淡薄。

　　租赁合同管理常见问题的解决办法

　　从企业层面，要加强企业文化建设，培养员工风险意识。笔者参与内控测试的一家项目部，承担着国家西气东输重点工程的建设任务，提出“只有荒凉的戈壁，没有荒凉的人生”，大力加强企业文化建设，特别是发展有项目部特色的企业文化，增强了项目部员工责任心和爱岗敬业精神，激发了一帮年轻大学生的主观能动性，创造性地解决了实际工作中遇到的各种难题。

　　同时，该项目部以公司《内部控制管理手册》及《项目管理手册》的业务流程入手，以企业风险为导向，在员工中开展集中培训、分专业培训及个人自学等多种形式的培训教学，不断提高员工的专业技能和业务流程的执行力，增强了项目产员工特别是关键岗位员工的风险意识，增强其法律意识。连续两年对该项目部进行内控测试，发现的例外事项明显减少，项目管理水平明显改善，风险管控能力明显提高。

　　从制度方面，及时健全、完善各项管理制度，并加大对其执行力度的监督检查。具体来讲，就是对项目部设备租赁业务进行全面梳理，编制项目部设备租赁业务流程，健全完善设备租赁管理制度并编制成册，分发给企业员工学习使用。在工作实践中，企业组织各部门及所属单位业务骨干每年底进行制度梳理，并修订相应的业务流程，更新公司内部控制管理手册并及时在公司范围内进行发布，以有效指导业务实践。

　　同时，企业应充分发挥内控、内审、纪检及财务等部门的监督检查职能，加强对管理制度执行情况进行监督检查，对发现的具有共性的问题，定期在公司所属项目部进行通报，各单位针对共性问题自查自纠，并形成专题报告报总部有关部门，这样，就可以形成全公司范围内的有效整改，避免查一处改一处的低效率行为。

　　针对租赁合同管理中具体问题，制定具体的解决办法。一是通过施工图纸会审，了解施工的难重点，制订、分解并倒排施工计划，合理编制项目部的年度设备需求计划，根据分级授权原则，企业总部对特种设备及对企业有重大影响的设备开展租赁决策的可行性分析，其他设备租赁可行性分析授权项目部自行组织，但应将分析结果报企业总部备案。

　　二是设备租赁由企业总部统一招标，集中租赁。建立设备租赁商合格名录并在企业范围内发布，统一进行价格谈判并签订协议。项目部选择合格名录内的设备租赁商，选用租赁的设备。租赁费由企业总部结算支付。

　　三是制定租赁合同格式条款范本，经专家评审通过后，发给项目部统一采用。项目部签订租赁合同时，未经公司批准，不得擅自更改重要的格式条款。

　　四是刻制两枚以上的合同专用章并编号、备案。项目部合同分类别、分区域加盖合同专用章。充分利用网络技术、对合同加盖电子合同专用章，提高合同的报批、评审和签订效率。

　　(作者单位：中国石油天然气第一建设公司)

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